安田保険サービス様納入事例
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 コールセンター”伝言くん”(ボイスメール・音声メール)納入事例

お客様ご紹介

社名  安田保険サービス株式会社様
業種  損保ジャパン特級認定代理店
 損保ジャパンひまわり生命代理店
 第一生命代理店
電話
番号
 (0942)96−4882
地区  佐賀県三養基郡みやき町 ホーム
ページ
安田保険サービス様のサイト
形が見えない保険に 安心サービスをつけたい
 佐賀県内は勿論のこと、全国でも有数の特級認定代理店様です。
 商品としては形が目に見えない保険サービスを、お客様に安心してお勧めしたい。
  お客様サービスの一環として、電話応対業務の改善に取り組まれました。
 いつも明るく元気な
 スタッフの皆様

コールセンター”伝言くん”導入のきっかけ

  電話機の機種変更を計画したとき、内野さんが保険のプロの私に、
 「社長、この機会に保険料を払って下さい。」と言い出した時は、正直
 なところ驚きました。
  詳しく説明を聞いているうちに、電話機を交換するだけでなく電話機
 オプションの「伝言くん」を設置すると、内勤業務が画期的に改善され ることが分かりました。そして、そのオプション導入費用が
 月額8,500円であることが分かりました。
  内野さんが「社長!!伝言ミスを無くすことは、安田保険サービスの
 信用を守ることです!!つまり、会社の信用を守る保険料金が1日当り
 280円です。」と断言した時は、思わず納得してしまいました。
  結果的には、私だけでなく社員全員が満足しています。
 代表取締役
  北島成剛様

コールセンター”伝言くん”(音声メール2Way)導入前の問題点と解決策

【伝言くん導入前】
 ■伝言メモが多い
 ■どのメモが急ぐ用件かわからない
 ■メモが解読できない
 ■メモを紛失する




【伝言くん導入後】
 ■伝言メモなし
 ■通話内容は、電話交換機に自動録音
  されています
 ■用件が担当者別に録音されていて、
  24時間いつでも事務所や外出先から  用件の再生確認ができます
@相手のお名前が特定できませんでした
  電話をかけてこられるお客様の中には、
 ご自分のお名前をお話いただけないお客様
 がおられます。
  伝言くん導入前は、残念ながらお名前を
 特定できなくて、商談を逃がすこともあり
 ました。
  伝言くん導入後は、社長や営業マンに通
 話録音内容を確認してもらい、身元確認を
 してもらいます。
  すると、社長が「あ〜、この声は久留米
 の田中さんの声ですねー。」と言ってくれ
 るので、当社よりご連絡を差し上げます。
  また、同姓同名のお客様もおられますの
 でお客様の声を再生すればお客様が特定で
 きて、連絡ミスが減ります。
  伝言くんは「商談のチャンスを」逃がさ
 ない強力な助っ人です。

A繁忙期に受注ミス、伝言ミスが発生しました
  見積書作成や、伝票記入に追われる月末や
 年度 末の繁忙期は、伝言ミスが発生しやすい
 時期でした。
  メモ用紙に走り書きしたら、自分で書いたメモ
 さえ読めない時さえありました。
  今は、いったん自動録音して置いて、空いた
 時間にゆっくり用件を確認していますので、伝
 言ミスは殆どありません。


Bお客様の早口、小さい声、
  複雑な用件の伝言に悩む

  お客様から交通事故の報告をいただく場合、
 お客様が事故発生直後で動転しておられて、
 早口の場合があります、逆に精神的に落ち込ん
 でおられて、小さい声の場合もあります。
   こんな時は繰り返し内容を聞き返すと、お客
 様に不快感を与えてしまい、電話を切られてし
 まう場合もありました。
  まして複雑な用件は、メモをするのが大変で
 した。
  現在は、複雑な内容でもメモを書かなくて済む
 し、お客様がどんな声の状態であっても、何度も
 繰り返し再生で聞き返すと理解できます。
  しかも、タイムスタンプ機能で、電話応対した日
 時が自動記録されていますので、事故調査報告
 の日時特定が楽になりました。

C携帯電話呼び出しが大変でした
  以前は、外出中の担当者の携帯電話を呼び
 出しても、お客様との商談中や自動車運転
 中、会議中は応答してもらえなくて、用件
 がスムーズに伝わりませんでした。
  今では、簡単に担当者の携帯電話が自動
 呼出できるし、外出先では自動的に最新の
 用件を確認しています。
  しかも、緊急の場合は転送できるし、転
 送中の会話も自動録音されているので、外
 出先でメモがないときに慌てなくて済むし、 後で内容を確認できるので安心できると好
 評です。

 

コールセンター”伝言くん”系統図

LAN納入事例

LAN導入前の問題点

@プリンタケーブルを接続するのが面倒
  パ
コンとプリンタが直結されているので、パソコ
 ンとプリンタ間の接続ケーブルを、印刷の都度切
 り替える必要がありました。
Aデータファイルを移すのが面倒
  データファイルを他のパソコンに移すときは、フ
 ロッピイディスクやCD、MOなどの記憶媒体にコ
 ピーを取り、他のパソコンに移す必要があります。



 当社 LAN構築のサイト

LAN導入後の改善点

@プリンタケーブル切り替え不要
  プリンタケーブルの切り替えが不要です。
  どのパソコンからも、複数のプリンタを指定して
 印刷ができます。

Aデータ共有ができます
  データファイルの共有化ができますすから
 別のパソコンで校正したり、データの再利
 用が可能です。
Bデータ移植不要
  フロッピイディスクやCD、MOなどの記憶媒体
 にコピーを取り、他のパソコンに移す面倒な操
 作がいりませんりません。

C複合機をスキャナとして利用可能
  スキャナ機能を搭載した複合機を接続すると、
 カラーやモノクロの共有スキャナとして利用できます。
会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
E-meil

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