【伝言くん導入前】 |
■伝言メモが多い |
■どのメモが急ぐ用件かわからない |
■メモが解読できない |
■メモを紛失する |


【伝言くん導入後】 |
■伝言メモなし |
■通話内容は、電話交換機に自動録音
されています |
■用件が担当者別に録音されていて、
24時間いつでも事務所や外出先から 用件の再生確認ができます |
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@相手のお名前が特定できませんでした
電話をかけてこられるお客様の中には、
ご自分のお名前をお話いただけないお客様
がおられます。
伝言くん導入前は、残念ながらお名前を
特定できなくて、商談を逃がすこともあり
ました。
伝言くん導入後は、社長や営業マンに通
話録音内容を確認してもらい、身元確認を
してもらいます。
すると、社長が「あ〜、この声は久留米
の田中さんの声ですねー。」と言ってくれ
るので、当社よりご連絡を差し上げます。
また、同姓同名のお客様もおられますの
でお客様の声を再生すればお客様が特定で
きて、連絡ミスが減ります。
伝言くんは「商談のチャンスを」逃がさ
ない強力な助っ人です。
A繁忙期に受注ミス、伝言ミスが発生しました
見積書作成や、伝票記入に追われる月末や
年度 末の繁忙期は、伝言ミスが発生しやすい
時期でした。
メモ用紙に走り書きしたら、自分で書いたメモ
さえ読めない時さえありました。
今は、いったん自動録音して置いて、空いた
時間にゆっくり用件を確認していますので、伝
言ミスは殆どありません。
Bお客様の早口、小さい声、
複雑な用件の伝言に悩む
お客様から交通事故の報告をいただく場合、
お客様が事故発生直後で動転しておられて、
早口の場合があります、逆に精神的に落ち込ん
でおられて、小さい声の場合もあります。
こんな時は繰り返し内容を聞き返すと、お客
様に不快感を与えてしまい、電話を切られてし
まう場合もありました。
まして複雑な用件は、メモをするのが大変で
した。
現在は、複雑な内容でもメモを書かなくて済む
し、お客様がどんな声の状態であっても、何度も
繰り返し再生で聞き返すと理解できます。
しかも、タイムスタンプ機能で、電話応対した日
時が自動記録されていますので、事故調査報告
の日時特定が楽になりました。
C携帯電話呼び出しが大変でした
以前は、外出中の担当者の携帯電話を呼び
出しても、お客様との商談中や自動車運転
中、会議中は応答してもらえなくて、用件
がスムーズに伝わりませんでした。
今では、簡単に担当者の携帯電話が自動
呼出できるし、外出先では自動的に最新の
用件を確認しています。
しかも、緊急の場合は転送できるし、転
送中の会話も自動録音されているので、外
出先でメモがないときに慌てなくて済むし、 後で内容を確認できるので安心できると好
評です。
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