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 伝言くん(ボイスメール・音声メール)納入事例

お客様ご紹介

お客様名     O 社 様
業 種  商社 電話番号  秘
地 区  久留米市 ホームページ  秘
顔の見えない通販のお客様に より良いサービスを提供したい

音声メール導入のきっかけ

  久留米市の商社O社様では、大口ユーザーを抱え業務が忙しいのは良いのですが、
 受注ミスの多発、OLの皆様の慢性的な残業に悩んでおられました。
【現状の分析】
  受注ミス発生の原因は、商社の業務ですからFAX受注の他に、電話による問い合わせが頻繁に
 あることです。
  内勤のOLの皆様は電話がかかってくると、
 
@メモ書き⇒A他のメモ用紙に清書⇒B当者の携帯電話呼出し⇒C担当者に伝言
  
⇒D担当者席に清書したメモを貼り付ける⇒E自分の席に戻る・・・
 を繰り返しておられました。
  音声メール2Wayなら、
Bの操作のみワンタッチ操作が必要な場合もありますが、
 自分の席を立ってうろうろしなくて済みます。
【展示会にて】
  そこで、展示会に総務部長においでいただいた時、私テレコムOAの内野は、「部長の会社は
 商売繁盛でよろしいですね・・・」と切り出しました。
  部長が笑顔で応えられたのを確認して、「ところで部長、女子社員の皆様が頑張っておられ
 ますが、残業が多いですね〜。残業が多い会社は、求人しても応募者が来なくなりますが、対
 策は考えておられますか・・・。」とお聞きしました。
  さすがにムッとされてのですが、すかさず「なかなか難しいですよね〜。ところで部長にい
 いアイデアをお知らせします。たったいまご覧いただいた音声メールシステムですが、ずばり
 
残業を『ゼロ』にはできませんが、3割〜5割減らせます。その理由は、残業が多い最大の理
 由は、
受注メモと、営業マンの携帯電話呼び出しに約90秒〜2分かかっているからです
  音声メールを導入していただいたら、
伝言メモ時間『ゼロ』、携帯電話呼出ワンタッチ。
 担当者の携帯電話で用件が丸ごと自動再生
されますから、事務員さん達は本来の仕事に集中で
 きます
。伝言メモを置きに行って、トイレに行って、お茶を飲んでる時間が減ります。
  現行機種のリース残金100万円がもったいないと思われるかも知れませんが、あっと
 言う間に
残業代の人件費削減で取り返します。」と言い切りました。
【旧型機のリース残100万円があっても効果がある】
  翌日総務部長から「正式な見積書を提出するように」との電話があり、すぐにご契約をいた
 だきました。
【次のステップ】
  業務をさらに省力化するため、次の段階ではCTI型音声メールに基幹業務を連動する
 システムと、複数台のFAXや複合機を撤去してパソコンで送受信業務をこなす
 FAX受注システムを検討しておられます。
     CTI型ボイスメール
     FAX受注システム

伝言くん(音声メール)導入前の問題点

@受注伝票記入ミス、伝言ミスが発生
 繁忙期に、うっかりミスが発生する事がありました。
 お名前や数字の書き間違い、品番の聞き違いもありました。
Aお名前や住所を特定できない
 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握するまで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に不快感を与えてしまいます。
 特に大口ユーザー様は拠点数が多くて、所属部署の聞き違いや、同じ苗字の方との思い込みによる誤発送などが発生しやすかったですね。
Bお客様の早口、小さい声、そして外国語や
  専門用語が混じった複雑な用件は、メモしにくい
 お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、外国語や専門用語が混じった場合、そして複雑で長い用件は、メモをするのが大変です。
C業務効率が良くありませんから残業が多かったです
 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、結果的に殆ど毎日残業をしていました。
Dお客様を長時間待たせてしまいました
 お客様が待ちきれずに電話を切ってしまい、折り返し電話が多かったですね。
E携帯電話呼び出しが大変です
 担当者の不在時間が多くて携帯電話を呼ぶのですが、商談中や自動車運転中はすぐに応答してくれないことが多く、暫くして呼び出しても、また出てくれないことがあります。そのうち呼び出しを忘れてしまって大失敗したことがあります。
 それと会議時間の急な変更を、全員に伝えるのも大変でした。 
F電話料金が増えていました
 折り返し電話、復唱電話が多くて、結果的に電話料金が増えることになっていました。

伝言くん(音声メール)導入後の改善点

@伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し
 伝言メモを記入しなくても、担当者に丸ごと伝言できます。
 しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単で、丸ごと伝言できます。担当者は、外出先から自由に自分宛の用件を確認することができます。
A繁忙期こそ簡単に丸ごと録音
 伝票記入に追われる繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認してミスを減らします。
B早口、小さい声、複雑な用件も安心
 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作で何度も再確認することができます。
C業務効率が改善され、残業が60%以上減りました
 携帯電話呼び出しが簡単で、内勤社員の負担が軽くなりました。結果的に勤務時間内に作業が進んでしまい、残業しなくて済みます。
D通話料金が減りました
 折り返し電話、復唱電話、たらい回し原話が減って、電話料金が減りました。
D一斉呼び出しが簡単です
 パソコンがなくても、簡単に幹部グループ、営業マングループ等に分けて音声メッセージで一斉に用件が伝わり、出張先からでも簡単に操作できるので大助かりです。

系統図

 ■表示板には2種類の情報を表示します
  伝言表示=新しい伝言があると、赤色点灯します
  在席表示=不在の場合、緑色点灯します

会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
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