食品製造業納入事例(1)
CRM理論を実現するCTI・音声メール・FAX受注システムなどをご紹介します

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伝言くん(ボイスメール・音声メール)納入事例
内線FAX納入事例

お客様ご紹介

お客様名     J 社 様
業 種  食品製造工業 電話番号  秘
地 区  福岡県他 全4拠点 ホームページ  秘
顔の見えない通販のお客様に より良いサービスを提供したい
  ある食品製造では日本一のシェアを誇るJ社様では、出張で不在がちの幹部や営業マン
 への伝言に悩んでおられました。また、製造現場では責任者が手が離せなくて、用件が
 伝わりにくいことも知られていました。
  まず本社に導入いただいて業務改善効果が良かったので、順次他の3拠点にも導入して
 いただきました。

伝言くん(音声メール)導入のきっかけ

  海外出張もある社長には、時差の関係で伝言がうまくできないこともありました。
 また、社長室が3階ですから3階に誰もいない時は、1階で電話応対して簡単に書いたメモを、もう一度清 書して階段を往復していました。そして、社長から業務連絡の電話が入ると、3階の社長の机に並べて貼 り付けてある伝言メモを読み上げていました。
  当然業務効率は悪いし、伝言ミスも発生していました。
 内野さんからの提案で、電話設備更新に当り様々なメーカーを検討しましたが、国内の音声メールで
 シェアトップのPanasonic製が、操作が簡単で使いやすいのがまず良かったですね。
  次に、営業担当の内野さんが技術屋出身だったので、当社の要望を詳しく聞いてくれた上で、細かく
 ソフトウエアを設定してくれました。
  電子メールの一斉同報と同じように、担当者グループ別の音声による一斉同報も重宝していますし、
 まさかできないだろうと思うような注文もしたのですが、当社の要望に応えていただいて、本当に使い
 やすいシステムです。

伝言くん(音声メール)導入前の問題点

@受注伝票記入ミス、伝言ミスが発生
 繁忙期に、うっかりミスが発生する事がありました。
Aお名前や住所を特定できない
 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握するまで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に不快感を与えてしまいます。
Bお客様の早口、小さい声、そして複雑な用件は
  メモしにくい
 お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、そしてややこしい用件は、メモをするのが大変です。
C業務効率が良くありませんでした
 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、結果的に残業をすることもありました。
Dお客様を長時間待たせてしまいました
 お客様が待ちきれずに電話を切ってしまい、折り返し電話が多かったですね。
E電話料金が増えていました
 折り返し電話、復唱電話が多くて、結果的に電話料金が増えることになっていました。

伝言くん(音声メール)導入後の改善点

@伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し
 伝言メモを記入しなくても、担当者に丸ごと伝言できます。
 しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単で、丸ごと伝言できます。
A繁忙期こそ簡単に丸ごと録音
 伝票記入に追われる繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認してミスを減らします。
B早口、小さい声、複雑な用件も安心
 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作で何度も再確認することができます。
C業務効率が改善されました。
 携帯電話呼び出しが簡単で、内勤社員の負担が軽くなりました。
D通話料金が減りました
 折り返し電話、復唱電話、たらい回し原話が減って、電話料金が減りました。
D一斉呼び出しが簡単です
 パソコンがなくても、簡単に幹部グループ、営業マングループ、工場責任者グループ等に分けて音声メッセージで一斉に用件が伝わり、出張先からでも簡単に操作できるので大助かりです。

系統図

会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
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