晴 明 保 育 園 様
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 コールセンター”伝言くん”(ボイスメール・音声メール)納入事例

お客様ご紹介

お客様名  晴 明 保 育 園 様
業 種  幼児教育施設 電話番号  (0942)33−4434
地 区  福岡県久留米市 ホームページ 準備中
顔の見えない通販のお客様に より良いサービスを提供したい
 晴明保育園様は、従来久留米市が運営しておりましたが、平成19年4月1日に社会福祉法人久留米遊育福祉会様に譲渡民営化されました。
 久留米市直営の時以上に保護者の皆様とのコミュニケーション力を深めたいとのお考えでしたので、少人数での効率的な情報通信設備の導入をご提案しました。
 保護者の皆様からのご相談や連絡を効率的に伝達し、保育園からの広報機能も強化することを実現しました。

コールセンター”伝言くん”(音声メール)導入のきっかけ

 偶然ですが、担当者内野博行の次女は別の幼稚園で保育士の仕事に従事しており、幼稚園の朝の電話応対の煩雑さ、特にインフルエンザが流行ると、電話応対が多くてに困っていることを知っていました。
 また、運動会開催前日に「翌日の天気が大雨だったら運動会は中止だけど、小雨だったら運動会を開催するのか、中止するのかをご父兄に連絡しなければいけない。でも、個人情報保護法が施行されてからは、以前みたいに自宅や携帯電話の電話番号を使った電話連絡網が使えないしとても困っている」と知っていました。
 幼稚園と保育園では悩みが同じではないかと思い、音声メール導入で簡単に解決することを、辻先生にお知らせしました。
辻 広明 園長先生

コールセンター”伝言くん”(音声メール)導入前の問題点


電話応対の失敗は
園のイメージ低下に直結!!
@繁忙期に伝言ミスが発生しやすい
 朝や夕方の繁忙期に、うっかりミスが発生する事がありました。
Aお名前や住所を特定できない
 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握するまで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に不快感を与えてしまいます。
Bお客様の早口、小さい声、
  そして複雑な用件は メモしにくい
 お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、そしてややこしい用件は、メモをするのが大変でした。
C業務効率が良くありませんでした
 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、作業効率が低下していました。
D職員の教育に苦労していました
 電話応対マナーや、教育知識の教育は難しく、悩んでいました。
E電話連絡網が使えません
 園からの電話連絡網が利用できないため、とても苦労していました。

コールセンター”伝言くん”(音声メール)導入後の改善点

@伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し
 伝言メモを記入しなくても、担当者別、クラス別給食室の担当者用に区分して、丸ごと伝言することができます。しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単です。外出先の携帯電話機側で、通話録音された最新の伝言が、丸ごと自動再生されます。 
A早口、小さい声、複雑な用件も安心
 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作で、何度も再確認することができます。
B転送電話も自動録音
 携帯電話へ転送した通話、夜間自宅へ転送した通話も、自動録音します。
 後ほど、ゆっくり通話を再確認できます。
C繁忙期こそ簡単に丸ごと録音
 繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認します。伝言ミスを減らし、園の信用を守ります。
D職員の教育が簡単になりました
 職員の通話録音の内容を確認することによって、電話応対マナー、専門知識の不足部分を発見して指導することが、簡単になりました。
電話応対の向上は
園のイメージアップに直結!!

系統図

カラー複合機も併せて導入

@パソコンのプリンターとして活躍
 コピー・FAX・ネットワークプリンター・ネットワークスキャナ機能が一体化。どのパソコンからもモノクロ印刷、カラー印刷が簡単にできます。
Aデジカメから直接印刷
 デジカメのSDメモリカードから、直接印刷することができます。
BIH電磁ヒーター採用で超省エネ
 家庭用電磁調理器と同じIH電磁ヒーターを採用。
 素早い立ち上がり時間と同時に、消費電力を大幅に削減しました。
 他社製と比較すると、何と電気料金が5年間で約25万円もお得です。
  ●月間4000枚印刷。カラー原稿20%の場合。
Cカラーで表現力を豊かにする
 園児向けの資料をカラー印刷して、表現力を豊かにしました。職員や外部への資料もカラー化することにより、視認しやすくなりました。
会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
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