コールセンター”かんたん伝言くん”
CRM理論を実現するCTI・音声メール・FAX受注システムなどをご紹介します

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猫のイラスト
「くろねこの素材缶」様
猫のイラスト
「ねこのおしごと」様
猫のイラスト
「素材王国」様
人物のイラスト
「ちびくらChibikura」様
テンプレートは
「ネットマニア」様

ありがとうございます

ご訪問ありがとうございます

  【結 論】
  
 1日当り277円(同時動作8チャンネル/最大24時間録音)で、会社の信用を守ります。
  
 事務員さんの業務効率が改善されて残業が減り、営業マンの売上が上がるようになります。
  クレーム処理が改善されて、おまけに電話料金も減り、お得意様から「なぜか知らんが社内の
  雰囲気がよくなったね」と、好感を持っていただけます。

  ■ 伝言くん”は、Pansonic製音声メールシステム2Way(ツーウェイ)を
    ベースにした、ミニ・コールセンター機能の当社オリジナル商品です

1.実際に写真で見てみましょう

業務改善前 業務改善後
@メモ用紙や、伝言ノートが置いてあります
Aメモ用紙を紛失することがあります
B文字が乱筆で、読めないことがあります
 数字の1と7、4と6、6と9を読み違える
Cどのメモ用紙が優先順位が高いかわかりません
D携帯電話呼出が面倒です
@メモ用紙、伝言ノートは不要です
A通話開始と同時に自動録音
 担当者別、部門別、得意先別などに仕分け可
B何度でも再生確認できますから、聞き間違いが
 ありません
C担当者の携帯電話を自動呼出
 携帯電話側で用件を自動再生確認します
D受付日時を自動記録します

2.かんたん伝言くん(ボイスメール・音声メール)とは

  電話での通話内容を音声ファイルとして自動録音し、社内での再生確認のみならず、
 社外でも通話録音を確認できます。
  電子メールと同じように一斉同報などの機能もありますが、基本的にはパソコンが
 なくても伝言くんはご利用いただけますから、キーボード操作に不慣れな
 方でも簡単にご利用いただけます。。

 ■オプションで、パソコンにダウンロードする音声管理ソフトウエア(73円/日)をご用意しております。
伝言くんは
情報を確認します


●CTIは
 
目でのみ
 情報を確認します

●CTI型伝言くん
 
耳と目で
 情報を確認します

   当社 CTI・CTI型伝言くん IP−2Wayのサイト   
 ■丸ごと伝言
 @相手が早口や小さい声の場合、外国語や専門用語の場合でも丸ごと伝言
 Aクレームの電話などややこしくて複雑な用件も、相手の感情まで伝えます。
 B類似したお名前や商品も正確に伝えます
 C社外にいる担当者の携帯電話・PHSを自動呼出し後、用件を自動再生します。
  ポケットベルも自動呼出しをしますが、
用件は携帯電話や公衆電話から確認してください。
 ■パソコンを使わないで一斉伝達ができます
 @会議開始時間の変更、緊急事態の連絡など、担当者に同じ内容を伝えたいときに
  簡単に伝言することができます。
 A社内の内線電話機、営業マンの携帯電話など混在して一斉同報ができます。
 B幹部グループ、営業グループ、製造グループなどのように、きめ細かくグループ分け
  して連絡ができます。
 C電子メールのように、パソコンのキーボードをたたく必要がありません。
  キーボード操作が苦手な方にも、簡単に操作ができます。
 D電子メールは、相手に届いたかどうか確認するのが難しいのですが、
  音声メールなら専用の伝言表示板や、多機能電話機のランプ表示で
  担当者が伝言を聞いたかどうか分かります。
 ■事務所不在時に便利なメールボックス
 @幹部や営業マン、それに配送業務や仕入れ担当の社員などは、内勤社員様達と時間的な
  すれ違いが多く、どうしても連絡ミスが発生しやすくなります。
  メールボックスなら、直接担当者の専用ボックスに用件を登録することができます。
 A24時間いつでも、どこからでも、登録する事も聞き取ることもできます。
  時差のある海外への出張の多い幹部の方、そして旅行会社の添乗員様にも好評です。

3.かんたん伝言くんの主なお勧め業種

 通信販売や商社などの電話応対が多い業種だけでなく、専門用語を多用する業界、
 弁護士などのように複雑な用件をメモしにくい業界にも好評です。

(1)受注業務 ●商社 ●卸売業 ●製造業
●通信販売 ●運送業・宅配便 ●通信販売 ●運送業・宅配便
●仕出し屋・ピザハウス ●ペットショップ
(2)予約業務 ●タクシー ●病院・歯科医  ●結婚式場・レストラン 
●美容室・エステサロン ●旅館・ホテル・ペンション 
●旅行代理店 ●チケット販売・イベント業
●介護センター・ホームヘルパー ●人材派遣会社・コンパニオン派遣
(3)問い合わせ業務 ●自動車販売・修理 ●部品販売会社 ●設備機器販売 
●ガス会社 ●不動産業 ●サポートセンター ●保守会社
●弁護士 ●税理士 ●社会保険労務士 ●行政書士 ●国会議員
 卸売業・通信販売業・商社・製造業・宅配業など  正確な受注で、信頼度アップ
 建設業・設備機器工事業・サービス会社など  トラブルに早期対応
 商社・製造業・建設業・自動車販売・住宅販売  社内連絡もスピィーディー
 小売業・通信販売業・卸売業・製造業など  夜間注文も効率よく手分けして聞き取り
 弁護士・税理士・司法書士・行政書士
 社会保険労務士など
 複雑な専門用語もそのまま録音
 不動産業・製造業・卸売業・小売業など  丸ごと録音で言った言わないを回避
 旅行業・携帯電話販売会社・行政サービスなど  広報サービスで手軽に情報提供

4.かんたん伝言くんは、こんな悩みを抱えた事業所に最適です

(1)電話での問い合わせなどの、着信が多い
(2)ややこしい内容の電話や、迷惑電話がある
(3)相手が名前を言ってくれなくて、困ったことがある
(4)相手が早口、小さい声、専門用語、外国語で
   メモしにくい
(5)担当者が不在だと、携帯電話を呼び出すのが面倒
(6)お客様の感情が、担当者に伝わらない
(7)得意先の取引履歴や、クレーム対応管理が
   うまくできていない
(8)フリーダイヤルで電話応対しているが、長電話だと
   電話料金がかさむ
(9)メモの文字が読めない、聞き違いのままメモを
   記入することがある
(10)担当者への連絡が遅くて、ライバル他社に販売競争
   で負けた事がある

5.かんたん伝言くん導入効果

(1)伝言メモ不要。電話応対が素早い
(2)携帯電話呼び出しが簡単
   社内や外出先で、24時間いつでも確認できる
   ゆとりを持って正確に応対できる
(3)相手が早口、小さい声の場合でも繰り返し再生で
   確認できる
(4)相手が名乗らなくても、担当者が通話を再生確認
   すれば声のニュアンスで相手を特定できる場合がある
(5)専門用語や外国語での会話や、複雑なやりとりの
   用件は手が空いた時にじっくり確認できる
(6)クレームの時など、相手の感情まで再現できる
(7)内勤社員の負担が軽くなり、業務効率が改善される
   結果的に残業(人件費)が減る
(8)折り返し電話、たらい回し電話、復唱電話が減り
   通話料金が平均15%削減される
(9)不在時の留守番電話機能が優れている
(10)迷惑電話対応ができる
(11)転送電話も自動録音できる(大型機種オプション)
(12)顧客満足度が向上し、売上アップにつながる

6.かんたん伝言くんはマーケティング理論を実践する手段です

(1)2:8の法則
   2割のお客様が、売上の8割を占める
(2)1:5の法則
   新規客は、既存客の5倍手間がかかる
(3)5:25の法則
     5%の既存客を逃がすと、25%粗利益が逃げる 
(4)21日の法則
     購入客に、3週間内のアフターサービスを徹底する

7.かんたん伝言くんはクレームに強く、OL様の味方

  時々担当者の皆様から、こんな質問を受けます・・・、
  「内野さん、事務員さんが『私の声が他の社員に聞かれるのはイヤです』と、
 伝言導入に反対しているのですが、どうすればいいのでしょうか。
  最初はそんな話も出ますが実際に伝言くんを導入すると、「内野さん、もうこの録音の
 機械(伝言くん)は離せません。助かります〜。」と、口を揃えて言われるのはOLの
 皆様です。
OLの皆様が一番喜んででいただけるのは、実はクレーム処理です。
  クレームの電話を一番最初に受けるのは、殆どがOLの皆様です。
 いきなり「馬鹿野郎」と大きな声で怒鳴られる場合もあり、受話器に向かってただひたすら
 謝り、担当者や上司に交代して事後処理を打ち合わせることになります。
  人間は興奮して電話すると、まず一番最初に応対した方に罵詈雑言を浴びせる傾向にあり
 ます。従って社内での最大の犠牲者はOL様で、2番目に電話応対した営業マンや上司には、 
 お客様も口調がトーンダウンしていますから、案外平気な顔をしています。
  伝言くんを導入すると、お客様のお怒りの具合がビシビシ録音再生されて、
 担当者に伝わります。ここが文字のみを扱う電子メールと違うところです。
  そうです、
伝言くんは丸ごと感情まで伝わるのが凄いのです。
 ある会社では、クレームが発生すると担当の営業マンがケーキを買ってきて、「○○さん、
 今日は僕の代わりにお得意様に謝っていただいて、大変申し訳ありませんでした」と言う
 ようになりました。以前はクレームが発生するとOL様だけが悔しい思いをしていましたが、
 同じ悩みを共有化することで、社員の皆様の心が一体化するようになりました。

8.かんたん伝言くんメールの価格

  国内メーカーで最初に音声メールを開発したのがPanasonicです。
 市場に発表以来、圧倒的なシェアを誇ります。
  機能が豊富で、操作が簡単。しかもお得で、小規模事業所にも導入が容易です。
  かんたん伝言くんの価格=あなたの会社の信用を守る保険料
  伝言くんは様々な導入効果がありますが、究極の目的は会社の信用を守り、
 お客様への永続的なサービスを提供することです。
  例えば中小企業では、電話回線が8回線、最大録音時間が24時間タイプが好評です。
 6年リース月額 8,300円 ですから、

   1日当りの音声メール利用料金 = 8,300円 ÷ 30日 ≒ 277円
  1日当り、コーヒー1杯分 277円で会社の信用を守る 
 

 ■La Relier(ラ・ルリエ)シリーズ、Digaport(ディガポート)シリーズの
  システム価格は、別途ご相談ください。

   @導入コスト=ビジネスホン「ラ・ルリエ」システム価格(主装置+電話機必要数)+音声メール価格
   A導入コスト=交換機DigaportUシステム価格(交換機+電話機必要数)+音声メール価格
 
かんたん伝言くん (Panasonic製電話交換機オリジナル仕様)   
電話交換機システム 録音回路数 録音時間 6年リース月額(円)
 ビジネスホン
  ラ・ルリエ  
 普及版
 2Way
 ラ・ルリエ-S
6回路 12時間 4,500
 高級版
 2Way
 ラ・ルリエ
8回路 24時間 8,300
 中型デジタル交換機
  Digaport-JU
 大型デジタル交換機
  Digapot-XU
 高級版
 2Way
 Puro
4回路 16時間 14,900
8回路 19,000
12回路 23,200
16回路 27,300
4回路 30時間 17,800
8回路 21,900
12回路 26,200
 16回路 30,300

  CTI型かんたん伝言くん IP-2Way
  パソコンを利用して音声メールを利用するのが、
 CTI型伝言くんIP-2Wayです。
  パソコンのWeb画面を利用するので、操作性に優れます。
 また、ハードディスクに録音するので、大容量の録音ができます。
  顧客管理や、販売管理ソフトウエアと連動可能です。

  当社 CTI型伝言くん IP−2Wayのサイト    

9.かんたん伝言くん系統図(小規模事業所の例)


会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
E-meil

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