孔 子 園 製 茶 様
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 電話応対自動化装置”伝言くん”納入事例

お客様ご紹介

お客様名  有限会社孔子園製茶 様
業 種  嬉野茶製造販売 電話番号    (0952)75−5794
地 区  佐賀県多久市 ホームページ 非公開
  茶葉の1次加工から製品化まで、一貫生産をされている孔子園製茶様。
  おいしい嬉野茶を、年中無休で消費者の皆様にお届けしておられます。   
  屋号の孔子園は、2008年に創建300年を迎えた国の重要文化財「多久聖廟」からいただかれました。         
 多久聖廟は、論語を広めた孔子像を祀り、受験シーズンには地元多久市のみならず全国から合格祈願の受験生が訪れる聖地となりました。           

  多久聖廟公式ホームページ
 

コールセンター”伝言くん”(音声メール)導入のきっかけ

 お茶屋さんは新茶シーズンと、お歳暮シーズンは電話受注が極端に増えます。
 電話受注が増えるのに比例して、受注メモを書き忘れたり、用件の詳細を記憶したつもりが忘れていた・・・などのうっかりミスが増えます。
 孔子園製茶様では、対策としてCTIシステムを導入しておられましたが、CTIは着信時に相手の電話番号をパソコンに記憶するのみで、電話応対の内容はパソコンのキーボードから入力する必要があり、繁忙期には入力する時間がありません。
 CTIシステムはそのままご利用いただき、八女茶販売店様でも実績のある、「丸ごとかんたん録音できるシステム」を導入されました。

コールセンター”伝言くん”(音声メール)導入前の問題点

●以前はNTT製ビジネスホンを
  ご利用しておられました。

●多忙な時間帯に、
  うっかりミスが発生しやすい状態でした。
@繁忙期に伝言ミスが発生しやすい
 朝や夕方の繁忙期に、うっかりミスが発生する事が
ありました。
Aお名前や住所を特定できない
 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握する
まで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に
不快感を与えてしまいます。
Bお客様の早口、小さい声、
  そして複雑な用件は メモしにくい
 お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、そして
ややこしい用件は、メモをするのが大変でした。
C業務効率が良くありませんでした
 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、
作業効率が低下していました。
D社員の教育に苦労していました
 電話応対マナーや、教育知識の教育は難しく、
悩んでいました。

コールセンター”伝言くん”(音声メール)導入後の改善点

@伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し
 伝言メモを記入しなくても、担当者別に区分して、
丸ごと伝言することができます。
しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単です。
外出先の携帯電話機側で、通話録音された最新の伝言が、丸ごと自動再生されます。 
A早口、小さい声、複雑な用件も安心
 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作
で、何度も再確認することができます。
B転送電話も自動録音
 携帯電話へ転送した通話、夜間自宅へ転送した通話も自動録音します。
 後ほど、ゆっくり通話を再確認できます。
C繁忙期こそ簡単に丸ごと録音
 繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認します。
伝言ミスを減らし、園の信用を守ります。
D社員の教育が簡単になりました
 職員の通話録音の内容を確認することによって、
電話応対マナー、専門知識の不足部分を発見して指導することが、簡単になりました。

電話応対自動化装置伝言くん
●受注ボタン、担当者ボタン、
 クレームボタンなど・・・
 使いやすいレイアウトに設計しました。

●着信時に受話器を取るだけで自動録音。  電話応対が簡単です。

孔子園製茶様の嬉野茶製造工程

@契約農家より摘みたての茶葉が入荷 A小枝や不純物を除去します
B自動コンベアでプラントに送り込まれます C各工程を通過し、おいしい嬉野茶ができあがります
会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
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