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 伝言くん(ボイスメール・音声メール)納入事例

お客様ご紹介

お客様名     R  社 様
業 種  建材卸売・住宅設備卸売 電話番号  秘
地 区  久留米市 ホームページ  秘
顔の見えない通販のお客様に より良いサービスを提供したい

伝言くん(音声メール)導入のきっかけ

  久留米市のR社様では、電話の着信が少ないのは午後のひと時のみで、朝から夜まで電話の 着信が鳴り止みません。営業マンは殆ど在席していないため、もっぱら電話応対は内勤女子社 員様の業務です。
  受注メモを書くのも大変だし、それ以上に大変なのが携帯電話の呼び出し業務です。
 携帯電話を呼んでも営業マンが応答しなくて、お客様からお叱りを受けたり、似た様なお名前 の古賀工務店様や田中工務店様がおられて、間違って配達したこともありました。
  それと、相手様が早口のときや小さな声で話されるとつい聞き返すのですが、逆にお叱りを 受けることもありました。
  一番いやだったのがクレームが発生した時です。殆どのお客様が一番最初に電話に出た女子 社員に大きな声でカンカンになって怒られます。その内容を担当者に伝えるのですが、後で
 担当者が「もの凄く怒っていると聞いて、すぐ電話したけど全然怒っていなかったよ。」と
 言います。どうやら、一番最初に電話に出た人にガンガン言ってしまって、お客様はすっきり
 したようです。こうなると、女子社員と担当者の間に溝ができて、社員間でぎすぎすした状態 が長く続き、社内の雰囲気が悪くなりました。
  音声メールを導入して、クレームの内容が丸ごと伝わるし、何よりもクレームを言われた
 お客様の感情がそのまま伝わるのが良かったですね。担当者の中には、申し訳ないと謝る時、
 女子社員にケーキを買ってきてくれたりしますから、以前のように社員間でぎすぎすした感情 が長く尾を引くようなことがなくなり、本当に良かったです。

伝言くん(音声メール)導入前の問題点

@受注伝票記入ミス、伝言ミスが発生
 繁忙期に、うっかりミスが発生する事がありました。
 お名前や数字の書き間違い、品番の聞き違いもありました。
Aお名前や住所を特定できない
 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握するまで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に不快感を与えてしまいます。
 特に同じ屋号や苗字の方との、思い込みによる誤発送などが発生しやすかったですね。
Bお客様の早口、小さい声、そして外国語や
  専門用語が混じった複雑な用件は、メモしにくい
 お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、外国語や専門用語が混じった場合、そして複雑で長い用件は、メモをするのが大変です。
C業務効率が良くありませんから残業が多かったです
 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、結果的に殆ど毎日残業をしていました。
Dお客様を長時間待たせてしまいました
 お客様が待ちきれずに電話を切ってしまい、折り返し電話が多かったですね。
E携帯電話呼び出しが大変です
 担当者の不在時間が多くて携帯電話を呼ぶのですが、商談中や自動車運転中はすぐに応答してくれないことが多くて、暫くして呼び出しても、また出てくれないことがあります。そのうち呼び出しを忘れてしまって大失敗したことがあります。
 それと会議時間の急な変更を、全員に伝えるのも大変でした。 
F電話料金が増えていました
 折り返し電話、復唱電話が多くて、結果的に電話料金が増えることになっていました。

伝言くん(音声メール)導入後の改善点

@伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し
 伝言メモを記入しなくても、担当者に丸ごと伝言できます。
 しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単で、丸ごと伝言できます。担当者は、外出先から自由に自分宛の用件を確認することができます。
A繁忙期こそ簡単に丸ごと録音
 伝票記入に追われる繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認してミスを減らします。
B早口、小さい声、複雑な用件も安心
 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作で何度も再確認することができます。
 類似したお屋号やお名前のお客さまの場合、用件を再生確認することで声質を確認し、お客様を特定できます。
C業務効率が改善され、残業が70%以上減りました
 携帯電話呼び出しが簡単で、内勤社員の負担が軽くなりました。結果的に勤務時間内に作業が進んでしまい、残業が減りました。
D通話料金が減りました
 折り返し電話、復唱電話、たらい回し原話が減って、電話料金が減りました。
D一斉呼び出しが簡単です
 パソコンがなくても、簡単に幹部グループ、営業マングループ等に分けて音声メッセージで一斉に用件が伝わり、出張先からでも簡単に操作できるので大助かりです。

系統図

会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
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