茶の葉堂(原野製茶本舗)様
CRM理論を実現するCTI・音声メール・FAX受注システムなどをご紹介します

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 CTI型かんたん伝言くん(ボイスメール・音声メール)納入事例

お客様ご紹介

お客様名  有限会社原野製茶本舗様 (屋号:茶の葉堂)
業 種  八女茶製造販売・通信販売 電話番号  (0943)32−1776
地 区  福岡県八女郡広川町 ホームページ 原野製茶様のサイト
顔の見えない通販のお客様に より良いサービスを提供したい
 奥八女の清水地区に店舗を構える原野製茶本舗様は、社長様の教育と社員様の努力が実り、店頭でのお客様の評判も大変良いお店です。
 今回、お客様の顔が直接目に見えない通信販売部門のサービス強化を検討され、「CTI型伝言くん」を導入されました。
 受注ミス削減、伝言ミス削減、電話料金削減など、電話応対業務の改善に導入効果がありました。

CTI型かんたん伝言くん導入のきっかけ

 実は通話録音できる音声メールシステムは、他社製を導入していました。ところが、通話録音するにも、聞き取り再生をするにも操作が複雑で、結局利用していませんでした。
 たまたま内野さんが飛び込み訪問で来られて、「社長、私のお客様はお茶屋さんもありますが、納入先のお客様は、操作が簡単で使いやすいと言っておられます。機械は使わなければ捨て金ですよ」と言われたので、最初は「本当かな?」と思いました。
 旧型電話機のリースの残りがあったのですが、新店舗の設計段階から音声メールと、便利な電話の使い方を提案していただいて導入しました。
   原野社長ご夫妻

CTI型かんたん伝言くん導入前の問題点

@受注伝票記入ミス、伝言ミスが発生
 新茶シーズンなどの繁忙期に、うっかりミスが発生する事がありました。
Aお名前や住所を特定できない
 初めてお伺いするお名前、ご住所は正確に把握するまで時間がかかり過ぎ、繰り返しお尋ねするとお客様に不快感を与えてしまいます。
Bお客様の早口、小さい声、
  そして複雑な用件は メモしにくい
 お客様が早口の場合、とても小さい声の場合、そしてややこしい用件は、メモをするのが大変です。
C業務効率が良くありませんでした
 電話応対によって他の業務作業が頻繁に中断し、結果的に残業をすることもありました。
Dクレーム情報が伝わりにくい
 クレームの内容が、社長に伝わりにくかった。

CTI型伝言くん導入後の改善点

@伝言メモ不要・携帯電話自動呼出し
 伝言メモを記入しなくても、担当者に丸ごと伝言できます。しかも、不在者の携帯電話呼び出しが簡単で、丸ごと伝言できます。
 外出先の携帯電話機側で、通話録音された最新の伝言が丸ごと自動再生されます。 
A早口、小さい声、複雑な用件も安心
 丸ごと録音した通話内容を、捲き戻しや繰り返し操作で何度も再確認することができます。
B転送電話も自動録音
 携帯電話へ転送した通話、夜間自宅へ転送した通話も、自動録音します。
 後ほど、ゆっくり通話を再確認できます。
Cクレームが正確に伝わる
 クレームの電話が、社長や幹部が不在の場合でも正確に伝わります。
D繁忙期こそ簡単に丸ごと録音
 伝票記入に追われる繁忙期は、いったん自動録音して置き、空いた時間にゆっくり用件を確認します。受注ミス・伝言ミスを減らし、会社の信用を守ります。
 原野製茶様の納入事例対談をを含む
 納入事例特集DVD「笑顔が一番」を
 無料でお届けしております

 
  お申し込みはアンケートコーナーから

 ■パソコンの画面で通話録音された詳細を
   確認することができます。
  発信者名 発信者番号 タイトル コメント
  通話日時 通話時間 既読・未読

 ■別画面で検索も可能

 ■オプションで、顧客管理ソフトウエアや
   販売管理ソフトウエア等とのリンクが可能。

デジタルコードレス電話で行動範囲を広げる

 ■事務所、店舗、工場、駐車場の
  全てをカバーしているので、
  デジタルコードレス電話1台で
  自由に動けます。
 

その他の改善点

@来客センサーを交換機に連動
 店舗と事務所が離れているため、店舗側が不在の場合はセンサーに連動して、事務所側の電話機にも着信音を送出します。
Aベルタイマー(電気時計)連動でチャイム放送
 社員への始業時間、就業時間の報知に、価格が比較的お得なチャイム内蔵ベルタイマーを使用しました。
味が自慢の奥八女茶
 

系統図

会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
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