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FAX受注システム(FAX専用CTI)

FAX受注システム(FAX専用CTI)とは

 CTI:Computer Terephony Integration (コンピュータと電話の統合化) 
■ NTTのナンバーディスプレイに対応した、FAX画像処理ソフトウエアの総称です。
■ 基本原理は、お取引先FAXの発信者番号をNTTナンバーディスプレイサービスを
 利用して受け取り、FAX専用サーバー側で画像を添付して担当者のパソコンに
 表示します。
  受信した画像を基に担当者が受注処理などを実施し、受注お礼や在庫情報などを
 パソコン処理して、自分のパソコンからお客様のFAXに直接返信します。

FAX受注システム(FAX専用CTI)納入事例

FAX受注システム(FAX専用CTI)納入事例

(1)受注業務・・・・・・・・・ ●商社 ●卸売業 ●製造業
●通信販売 ●運送業・宅配便●通信販売 ●運送業・宅配便
(2)予約業務・・・・・・・・・ ●旅館・ホテル・ペンション 
●旅行代理店 ●チケット販売・イベンント
●人材派遣会社・コンパニオン派遣
(3)問い合わせ業務・・・ ●部品販売会社 ●設備機器販売 
●ガス会社 ●サポートセンター ●保守会社

FAX受注システム(FAX専用CTI)は、こんな悩みを抱えた事業所に最適です

(1)FAX原稿を取りに行く時間、送信する時間が
   もったいないと思う
(2)受信原稿を、担当者に振り分ける時間が
   もったいないと思う
(3)過去の受信原稿、送信原稿を探すのに、
   労力と時間を費やしている
(4)送信先や返信先を間違えたことがある
(5)受信原稿を紛失したり、汚損して読めなく
   なったことがある
(6)送受信原稿を、保管する場所に困っている
(7)FAXや複合機が2台以上あり、トナーや紙の
   消耗品コストが高い
(8)FAXや複合機がかさばり事務所内を狭くするし、
   機器購入費が高い
(9)FAX応対が遅くて、受注を逃がしたことがある
(10)同一敷地内の他部門のFAXに、外線を使って
   送受信している
  ■FAX受注システム導入前はFAXと複合機を2台以上ご利用

FAX受注システム(FAX専用CTI)導入効果

(1)自席とFAX設置場所まで往復しなくて良いので、
   移動時間が省けFAX応対が素早い
(2)お得意様情報画面を見ながら応対するので、
   ゆとりを持って正確に応対できる
(3)労働生産性向上で、作業効率が良くなり、
   残業が減った
(4)受信原稿の紛失、汚損、振り分けミスがなくなった
(5)送受信原稿の保管をDVDにしたので、
   保管場所場所が要らなくなった
(6)受注伝票の定型化により、定型フォーマットをOCRで
     取り込めるので処理速度が向上した
(7)過去の送受信原稿を探すのが、簡単になった
(8)記録紙・トナー購入が減り、保管も減った
(9)送受信履歴からきめ細かい顧客分析ができて、
   DM発行など顧客サービスが向上した
(10)FAXや複合機の購入が、必要最小限で済んだ
    当然ながら、設置スペース削減ですっきりした
(11)同一構内は勿論、FAX送信を電子メール形式で
   送信するため、通信費が大幅に削減された 
(12)顧客満足度が向上し、売上アップにつながる

FAX受注システム(FAX専用CTI)パソコン画面と系統図

 ■ダブル・ディスプレイの画面をお勧めします。
 ■FAX受信原稿と、販売管理や顧客台帳などの基幹ソフトウエアの画面は、
  左右どちらでも指定できます。
 ■ディスプレイは、縦表示も可能です。
  受信原稿に応じて、自由に縦置・横置に変更できます。
 ■FAXは万が一のバックアップ用に1台だけ残します

FAX受注システム(FAX専用CTI)の操作手順

複数のFAXを利用した方法 FAX受信システム
 原稿受信から
 返信作業まで
FAX受信 FAX受信・担当者に自動配分
    ↓     ↓
FAXまで原稿を取りに行く     ↓
    ↓     ↓
担当者席に原稿を配分しデスクに置く     ↓
    ↓     ↓
自席に戻る     ↓
    ↓     ↓
受信原稿を見てデータ入力をする 受信原稿を見てデータ入力をする
    ↓     ↓
受信原稿に在庫や、お礼コメントを
手書きで記入
受信原稿に在庫や、お礼コメントを
パソコンで入力する
    ↓     ↓
FAXまで送信に行く パソコンから自動返信する
原稿検索 文書保管庫へ移動 保存したDVDデータを
パソコンに設定する
    ↓
目的のファイルを探す     ↓
    ↓ 得意先名・日時などで検索する
目的の原稿を探す     ↓
    ↓     ↓
自席に戻る     ↓
    ↓     ↓
FAXまで送信に行く パソコンから自動送信する
分 析 電話料金でのみ
漠然とFAX発信状況がわかる
得意先別、年月日別、時間帯別など
FAX回線の分析ができる

会社名  有限会社テレコムOA
本 社  〒849−0101
 佐賀県三養基郡みやき町大字原古賀1888−4
TEL (0942)94−9721 
FAX (0942)94−9733
営業所  久留米市荒木町荒木804
TEL (0942)26−4110
FAX (0942)26−4133
HP   http://www.denwaya.biz
E-meil

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